Единая система НСИ: найдется все

С развитием бизнеса и усложнением организационных структур у многих российских предприятий зачастую возникают серьезные проблемы с наличием большого количества учетных систем, которые решают различные задачи, но используют при этом одну и ту же нормативно-справочную информацию (НСИ).

Например, бухгалтерский учет и согласование документов чаще всего ведутся в разных системах, но должны использовать при этом один и тот же справочник договоров и контрагентов. При такой ситуации единая точка ввода данных отсутствует, и справочники ведутся разрозненно. В случае возникновения потребности в построении отчетной системы компания сталкивается с проблемами дублирования и дополнительной проверки данных. Так, в системе согласования договоров контрагент может называться ООО "Рога и Копыта", а в бухгалтерских программах - "Рога и Копыта " ООО. В результате разработчикам приходится решать задачи по распознаванию таких дублей.

Что касается учетных систем, то они не настроены на качественный ввод справочных данных, их классификацию и удобный поиск по различным атрибутам. Особенно эти недостатки критичны для справочника товарно-материальных ценностей, отсутствие контроля ввода дубликатов которого приводит к увеличению складских запасов и, как следствие, к росту затрат на приобретение товаров. Закупщик просто не смог найти нужный товар на складе, поскольку в учетной системе нет удобного механизма поиска.

Все это приводит к нескольким проблемам. Во-первых, нет единого хранилища справочных данных. Затем, нет возможности получить сквозную отчетность по различным бизнес-процессам заказчиков. Например, нельзя увидеть ход согласования договоров и дебиторскую задолженность по одному и тому же контрагенту. Кроме того, невозможно представить справочные данные в иерархическом виде, классифицировать их. Также трудно настроить штатными средствами удобный поиск справочных данных для различных целей и групп пользователей. Вследствие всех этих причин растут затраты и складские запасы ТМЦ.

Создание системы управления НСИ

Внедрение системы управления нормативно-справочной информацией - это целый комплекс мероприятий, который не ограничивается внедрением программного обеспечения.

Помимо стандартного перечня действий (анализ бизнес-процессов ведения справочников, настройка программного продукта и т.д.) необходимо выполнить работу по анализу атрибутного состава и классификации, которая устроила бы все области деятельности предприятия-заказчика.

Система НСИ не может заработать "с нуля", соответственно необходимо выполнить выверку исторических справочных данных компании.

Именно в этом кроется основная проблема, с которой сталкивается компания при внедрении системы управления НСИ. Как правило, объемы исторических данных значительны, а сами они задублированы, не полны, не классифицированы. Привлечение к этой работе специалистов предприятия-заказчика могло бы стать наиболее логичным и удачным решением, но чаще всего такой путь невозможен ввиду их занятости. Поэтому проблему приходится решать уже не средствами системы НСИ, а в большей степени с помощью ручного труда исполнителей проекта.

НСИ - это не только хранение данных. Такое ПО позволяет согласовывать процесс внесения изменений, для чего необходимо разработать схему согласования и создать регламентные документы по ведению справочников.

Таким образом, внедрение этой системы представляет собой целый комплекс технических и организационных мероприятий, направленных на наведение порядка в справочниках предприятия.

В результате реализации этого комплекса мероприятий клиент получает единое хранилище справочных данных; расширяемый атрибутный состав, без необходимости программирования и дополнительных затрат; расширяемый классификатор справочных данных - в систему НСИ можно включить новый справочник, создать для него классификатор, настроить атрибутный состав и все это без необходимости дополнительных затрат. Кроме того, появляется согласованный механизм ведения справочников - ввод, изменение и удаление справочных данных происходит через процесс согласования. Этот механизм позволяет не только согласовывать, но и контролировать изменения, так как можно видеть историю изменения данных (кто менял, когда менял, предыдущее значение до изменения и т.д.). Немалую пользу принесут и обновленные регламенты ведения справочных данных.

Управление НСИ по-новому

Появление в недавнем прошлом продукта Product Information Management (PIM), разработанного корпорацией Oracle для централизованного ведения справочников, расширило возможности интеграции данных из различных информационных систем. Формально продукт является одним из приложений комплекса Oracle E-Business Suite (OEBS), но в действительности вполне может успешно использоваться и отдельно, без внедрения других приложений OEBS.

Наглядно продемонстрировать этот подход можно на примере проекта, реализуемого сейчас на одном из крупнейших российских предприятий в сфере электроэнергетики. Проект является одним из первых внедрений в России целого комплекса продуктов Oracle, закрывающих все потребности в области эффективного управления НСИ.

Система окажется еще более ценной для предприятий, корпоративная информационная система которых работает на основе OEBS. Такие предприятия смогут исключить работу по настройке и загрузке стандартных справочников (оргструктура, план счетов, сотрудники, единицы измерения, валюты и т.д.), а также интеграцию линейных справочников.

Управление НСИ на практике

Вышеупомянутый клиент использует в своей работе ряд информационных систем ("1С", Documentum и др.) для учета товарно-материальных ценностей, договоров и др. справочников. Начиная проект по созданию системы НСИ, необходимо определить средоточие "правды" - место, где будет находиться единая для всех этих систем информация. Базовым ПО для создания такого "источника правды" становится Product Information Management Data Hub.

На первом этапе работы берутся данные локальных систем, делается выборка кодов позиций, находятся соответствия кодов в одних системах кодам в других, и эти обозначения, приведенные к единому знаменателю, вводятся в единый источник, в основную систему. После этого отключается возможность заведения новых позиций в других системах. Таким образом, необходимость онлайнового сопоставления данных в дальнейшем исключается, это делается один раз при обработке данных всех систем, а потом - только в мастер-системе.

Собственно говоря, именно PIM позволяет централизованно создавать новые элементы справочников. Причем речь идет не просто о справочнике, а о классификаторе, то есть иерархически выстроенной структуре не только с кодом и названием позиций, но и набором атрибутов. В классификаторе к позиции прикрепляются графические схемы, изображения, инструкции по эксплуатации и т.д.

Пример классификатора PIM

Источник: IBS, 2010

Дальнейшая работа заключается в том, что к PIM добавляются другие продукты Oracle, которые, специализируясь каждый на выполнении какой-то отдельной подзадачи, обогащают решение в целом.

В число этих продуктов входит, прежде всего, Oracle Universal Content Management (UCM) - специализированный продукт, содержащий основные серверные компоненты системы управления контентом и предназначенный для хранения вспомогательной информации. В UCM мы помещаем все документы и материалы, которые существуют по каждому объекту классификатора. Попасть к этим материалам можно по ссылке, присвоенной объекту. Таким образом, сотрудники предприятия могут в любой момент узнать все характеристики конкретной ТМЦ. Важно также, что появляется возможность расширенного поиска товарной позиции.

Пример прикрепленной документации

Увеличить

Источник: IBS, 2010

Далее возникает важная интеграционная задача - не только централизованно вести классификаторы и справочники, но и поставлять созданный мастер-элемент в локальные информационные системы. Созданный элемент (например, "насос") мы дополняем в мастер-системе полной информацией, атрибутами и т.д., после чего он должен появиться и в других системах предприятия. С этой целью мы используем еще один продукт Oracle - Business Process Execution Language (BPEL). На основе этого продукта создается корпоративная шина, которая гарантирует доставку мастер-элемента в локальные системы независимо от того, работала ли в момент создания элемента, скажем, система "1С", или она была запущена позже. Применение этого продукта обеспечивает "автоматический" процесс, интеграция данных идет без участия человека.

Возможность расширенного поиска

Увеличить

Источник: IBS, 2010

Следующий шаг - обеспечение процесса согласования. Для принятия решения о закупке ТМЦ необходимо участие нескольких сотрудников: один знает, у какого поставщика лучше приобретать товар, другой оценивает целесообразность затрат в том или ином размере и т.д. То есть заведение новой позиции - достаточно непростой бизнес-процесс. Сложность заключается еще и в том, что в различных ситуациях могут меняться составляющие процесса. Возникает задача по созданию механизма согласования, во-первых, удобного для пользователей, во-вторых, быстро настраиваемого. Она решается с помощью продукта Business Process Management (BPM), обеспечивающего "полуавтоматический" (т.е. с участием человека) процесс согласования. Если в "ядре" системы управления НСИ, созданном на основе PIM, происходят изменения позиций и их атрибутов, то они тут же меняются и в тех формах, которые выводятся в процессе согласования на мониторы ответственных лиц.

Следующий продукт, который используется при создании решения - Oracle Internet Directory. С его помощью обеспечивается однократная идентификация участников бизнес-процессов, ведется работа с учетными записями пользователей. Этот продукт является завершающим, конечным звеном. Отметим важность того, что в предложенном подходе программные продукты поставляются одним вендором и, соответственно, четко между собой взаимодействуют.

Преимущества решения

Прежде всего, создается единый для всех подразделений компании источник актуальной, достоверной и непротиворечивой НСИ, обеспечивается переход всех бизнес-единиц на регламентированное ведение корпоративных справочников. Достигается информационная совместимость систем и, как следствие, повышается оперативность в организации информационного обмена между эксплуатируемыми системами, а также снижение затрат на подключение новых систем. Повышается эффективность управленческих процессов компании.

Компания-заказчик получает базу данных с корпоративными справочниками и таблицами переходных ключей к локальным справочникам бизнес-единиц; программное обеспечение, позволяющее централизованно вести базу корпоративных справочников и предоставлять изменения в локальные системы подразделений, а также обязательные для выполнения всеми бизнес-единицами компании регламенты централизованного ведения корпоративных справочников с применением нового программного комплекса.

В условиях тенденций консолидации и укрупнения бизнеса создание в компании единой системы управления НСИ становится серьезным шагом на пути совершенствования бизнес-процессов и повышения конкурентоспособности.

Елена Андреева