"ВодоходЪ - Санкт-Петербург" автоматизировал бюджетирование на базе решений "1С" и БИТ

Компания "1С:Бухучет и Торговля" (БИТ) завершила автоматизацию процесса бюджетирования в круизной компании "ВодоходЪ - Санкт-Петербург". Проект реализован на базе системы "1С:Управление производственным предприятием 8" и продукта линейки "БИТ.Финанс" - "БИТ:Управление денежными средствами". В числе основных результатов проекта компания "ВодоходЪ - Санкт-Петербург" отмечает увеличение скорости формирования бюжетов и согласования платежей, снижение трудозатрат сотрудников финансового отдeла компании, улучшение качества планирования, усиление контроля за точным исполнением бюджетов, говорится в сообщении БИТ.

Ранее бюджетирование в "ВодоходЪ - Санкт-Петербург" осуществлялось в разрозненных электронных таблицах, данные по бюджетам офисов и теплоходов компании формировались и сверялись с фактическими вручную. Процесс согласования заявок на расходование средств не был автоматизирован и занимал много времени. С каждым днем, по мере развития бизнеса повышалась трудоемкость составления и контроля исполнения бюджетов. Руководство компании давно испытывало необходимость в единой информационной системе с аналитическим функционалом для более тщательного финансового планирования деятельности головного офиса и 19-ти судов компании. В современных экономических условиях эта необходимость проявилась особенно остро.

"Нашей компании была необходима единая информационная система для автоматизации бюджетирования, - рассказывает финансовый директор компании "ВодоходЪ - Санкт-Петербург" Алексей Грушин. - Большой объем информации и разрозненность электронных таблиц снижали оперативность и качество финансового планирования и контроля работ по бюджетам организации".

Как отмечается, реализация проекта была доверена петербургскому подразделению компании БИТ, которая хорошо себя зарекомендовала по опыту предыдущего сотрудничества на проектах автоматизации компании. Решено было внедрить в компании программный продукт ERP-класса - "1С:Управление производственным предприятием 8" (1С:УПП). Выбор 1С:УПП был обусловлен тем, что продукт обладает широким функционалом для автоматизации бюджетирования и позволяет осуществлять качественное финансовое планирование.

Проект был выполнен за 11 месяцев. В результате создана единая информационная система для формирования и контроля бюджетов компании. Широкий функционал 1С:УПП позволил формировать необходимые финансовые бюджеты: бюджет движения денежных средств, бюджет доходов и расходов, оборотные бюджеты для флота - на любой период в любом разрезе (по контрагентам, по номенклатуре, по круизному и внутригородскому флоту).

Благодаря удобному аналитическому функционалу системы в компании осуществляется детальный план-фактый анализ, выявляются причины расхождения в бюджетах, проводится мониторинг фактической работы всей компании и ее отдельных направлений. На основании полученных данных составляется экономический прогноз и сводная отчетность. Все эти данные позволяют проводить глубокий анализ отклонений в бюджетах, анализы доступности денежных средств.

С помощью бюджета денежных средств и плана счетов бюджетирования руководство компании прогнозирует движение будущих финансовых потоков и выявляет количество свободных средств, остающихся на счете, производит анализ достаточности денежных средств для работы в аналогичном режиме в течение следующего периода. В соответствии с полученными данными задаются объемы и планы работ на следующий год.

Использование бюджета доходов и расходов обеспечило руководство компании инструментом для анализа конкретных финансовых операций и выявления прибыльности или убытка каждой из них. Такое детальное и аккуратное планирование, тщательный анализ позволяют избежать возможных финансовых рисков и потерь, отметили в БИТ.

Для упрощения сложного процесса внутреннего согласования заявок на расходование денежных средств в компании был внедрен и интегрирован с 1С:УПП продукт линейки "БИТ.Финанс" - "БИТ:Управление денежными средствами", разработанный в компании "1С:Бухучет и Торговля" (БИТ) и имеющий статус "Совместимо! Система программ "1С:Предприятие". Это позволило полностью автоматизировать документооборот заявок на расходование денежных средств с привязкой к действующему бюджету. Теперь заявки автоматически транслируется по этапам внутреннего согласования и могут быть сразу отнесены на конкретный расчетный счет, при этом система выдает оповещения ответственным лицам о поступлении заявок. Это позволило в 3 раза ускорить согласование платежей. Ранее подобные процедуры в компании не были автоматизированы.

В целом, автоматизация бюджетирования позволила компании: получать объективную картину потребности компании в финансовых средствах и материальных ресурсах; в несколько раз увеличить эффективность работы финансовой службы предприятия за счет грамотного планирования действий компании с учетом периодов недостатка/избытка денежных средств; оптимизировать затраты за счет больших возможностей маневрирования ресурсами компании; улучшить управление долговыми обязательствами и инвестициями.

"Мощный аналитический функционал системы, созданной на базе "1С:Управления производственным предприятием 8", позволяет анализировать платежеспособность компании, объемы прибыли и убытки за выбранные периоды, - комментирует результаты проекта Алексей Грушин, - вести анализ оборачиваемости финансов и рентабельности оказываемых услуг. Подобные экономические показатели очень важны и позволяют руководству компании с высокой точностью прогнозировать эффективность собственного бизнеса и строить планы на будущее".